Qual o papel das planilhas de Excel para análise de dados?

Desenvolver a capacidade de coletar, concatenar e gerenciar informações é uma iniciativa poderosa que faz toda a diferença no processo de tomada de decisão. O uso de planilhas para análise de dados faz parte do dia a dia de diversas empresas, tendo grande relevância. Elas são extremamente populares e permitem uma série de atividades.

Porém, apesar de sua importância, as planilhas de Excel para análise de dados têm algumas desvantagens e, neste artigo, você poderá ficar por dentro do que pode ser feito para minimizar esses problemas. Continue a leitura!

O que é a análise de dados?

O processo de análise de dados consiste em um conjunto de técnicas de raciocínio utilizadas para examinar cada componente de um grupo de informações. Abrange todo o tratamento, transformação e modelagem desses números e textos, estabelecendo correlações e fatores de influência.

Dessa forma, é possível transformá-los em algo que possa ser utilizado estrategicamente para aumentar a competitividade de um negócio. Ou seja, o objetivo da análise de dados é extrair informações úteis de dados que isoladamente são pouco ou nada representativos.

Normalmente, quando tomamos qualquer decisão em nossas vidas, tendemos a nos recordar de outras situações iguais ou similares que possam orientar nossa escolha. A análise de dados é uma forma de fazer isso, porém de maneira mais factual e menos intuitiva. É imprescindível no contexto de mercado, ajudando a fazer previsões, determinar investimentos, calcular estoques e diversas outras ações empresariais.

Atualmente, em virtude dos avanços tecnológicos, esse processo está cada vez mais robusto. A capacidade de gerar, coletar, armazenar e calcular indicadores de desempenho aumentou em nível exponencial em função das ferramentas de Big Data e Analytics.

Uma análise bem-feita depende de dados de várias fontes, que são reunidos, revisados e estudados para que seja possível descobrir algo novo ou chegar a uma conclusão.

Há diversos tipos de análise de dados, por exemplo a mineração de informações, análise de texto, inteligência comercial e a transformação em dashboards que facilitam o entendimento.

Há diversos tipos de análise de dados, por exemplo a mineração de informações, análise de texto, inteligência comercial e a transformação em dashboards que facilitam o entendimento.

Qual a importância das planilhas de Excel para análise de dados?

Quando as empresas gerenciavam suas informações com base em arquivos em papel, o trabalho de análise de dados era praticamente impossível. À medida que as soluções computacionais ganharam escala e começaram a fazer parte da rotina das empresas e das pessoas, esse processo foi se tornando mais simples.

O Excel é um dos softwares mais antigos a ser utilizado nesse sentido. Ele permite uma infinidade de operações e tem uma capacidade de memória bastante interessante. É uma ferramenta amigável e que foi sendo atualizada ao longo dos anos e, por isso, ainda é o programa mais visto nos contextos corporativos quando falamos de análise de dados.

Profissionais com bom domínio de Excel são capazes de utilizar esse software para criar gráficos personalizados, que podem ser automatizados para mostrarem informações de fácil entendimento e que podem ser atualizadas a partir de um banco de dados integrado. Esse sistema é, sem dúvidas, um dos grandes responsáveis pela disseminação da análise de dados. Entre as operações que o Excel oferece estão a criação de tabelas dinâmicas e a inserção de um grande número de dados que podem ser preenchidos em suas linhas e colunas periodicamente. É uma ferramenta flexível e adaptável, permitindo uma rápida exploração das informações a partir dos valores acumulados.

Quais as desvantagens no uso de planilhas para análise de dados?

Para que o Excel possa ser utilizado em todo o seu potencial, ele depende diretamente das habilidades do operador. Por ser uma ferramenta livre, ela apenas responde ao que for programada para fazer. Você pode até achar alguns modelos na internet e adaptar, mas precisa inserir todos os comandos para que a planilha execute as rotinas que deseja.

Além disso, por mais que tenha expandido nos últimos anos, sua capacidade é limitada. No contexto do Big Data, em que volumes enormes de dados são tratados simultaneamente, uma planilha de Excel tende a demorar muito tempo para fazer os processamentos — ou até mesmo travar, fazendo com que perca todo o trabalho realizado.

Algumas planilhas se tornam muito complexas, sendo úteis apenas se quem as criou estiver disponível para sua atualização. Caso outra pessoa com menos domínio precise fazer alguma alteração, pode ser que tenha dificuldades.

Entender a lógica da codificação por traz de uma planilha de Excel, no ambiente VBA, não é um processo trivial. Por isso, a maior parte das pessoas é capaz apenas de realizar operações simples utilizando a ferramenta.

Isso sem falar que, quando um arquivo em Excel é compartilhado para o uso comum de diversos colaboradores — cada um em seu computador —, pode acontecer problemas de salvamento e do controle de versão. É algo que pode ter impactos muito negativos, ocasionando em erros graves, dependendo de como a informação for utilizada.

Alternativas para a análise de dados

Hoje podemos contar com algumas soluções que podem otimizar o uso das planilhas de Excel para análise de dados ou até mesmo substituí-las. Existem empresas que desenvolvem sistemas totalmente customizáveis e de fácil implantação, que oferecem os mesmos recursos do software da Microsoft, porém agregando diversos outros benefícios.

As chamadas ferramentas de BI (Business Intelligence) podem ser consideradas um upgrade em relação às funcionalidades do Excel. Elas trazem suas possibilidades de cálculo e de transformar dados em informação gráfica, porém com uma capacidade de processamento bem maior e sem os problemas relativos à complexidade do desenvolvimento e manutenção.

Mudar para a utilização de um sistema desse tipo ajuda a reforçar a ideia de uma cultura orientada por dados. Por mais que as planilhas para análise de dados tenham sido fundamentais, a quantidade de informações que lidamos atualmente é absurdamente maior do que era antigamente — e fazer essa migração é um forte indicativo de profissionalização da questão.

O MyBI é um sistema que permite uma integração fácil com seu ERP e seu CRM. Ele permite a desenvolvimento de dashboards e indicadores que podem ser alimentados diretamente a partir das fontes geradoras. Também oferece a possibilidade de que essas informações sejam compartilhadas com seus clientes, inclusive por meio de smartphones.

Tudo isso feito online, com total segurança dos dados e em tempo real. Os dados ainda podem ser exportados para Excel e outros formatos, caso seja necessário. Temos uma equipe de suporte disponível para ajudar em todos os momentos, diminuindo a sua dependência de recursos internos para essa atividade.

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