Conheça a importância e as vantagens da integração entre ERP e BI

Com o aumento do número de dados e a diminuição de tempo para tomar decisões, a demanda pelo valor estratégico trazido pelas informações torna-se cada vez maior. Para gerenciar com eficiência a integração de dados gerados no negócio, fazer uma aliança entre o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) e o BI Business Intelligence (BI) é essencial.

Há pouco tempo, as tarefas relacionadas à BI eram executadas mediante a coleta manual de informações de diversas fontes, operando os dados em planilhas de forma manual, com a geração de um simples relatório —sem percentuais comparativos e gráficos.

Multiplique essa atividade pelo número de setores operacionais dentro da sua empresa e o resultado será diversas horas de produção de relatórios que podem ficar obsoletos em pouco tempo. Hoje, as ferramentas ERP vêm com funcionalidades BI integradas que garantem a geração de relatórios completos e dinâmicos, entregando aos usuários justamente o que eles querem ver e analisar.

Em razão da praticidade e da eficiência, os softwares de gestão se tornaram bastante populares nas organizações, independentemente de seu porte. Por isso, conheça as vantagens da integração entre ERP e BI.

Entenda a importância da integração de dados

A integração de dados é um processo importante dentro de empresas que contam com diversas fontes de dados e desejam explorar essas informações de forma estratégica. Integrar dados significa reunir duas ou mais fontes de dados em apenas uma solução ou fazer com que se comuniquem através de uma plataforma em comum.

Esse processo é especialmente interessante para empresas que apresentam diversas fontes de dados — pois permite maior inteligência dos negócios —, como:

• ERP;
• Customer Relationship Management , ou Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM);
• equipamentos inteligentes;
• utensílios e sensores conectados através da Internet das Coisas (IoT);
• relatórios de colaboradores; entre outros.

Além disso, realizar a integração de dados das diversas fontes também é importante por possibilitar que as informações sejam unificadas e se mantenham estruturadas de forma eficiente — já que é possível que existam dados duplicados em duas fontes ou sistemas, o que pode dificultar análises e relatórios.

Essa integração oferece maior agilidade e dinamicidade aos processos de análise e gerenciamento de dados, pois garante que os fluxos de trabalho sejam analisados e compreendidos no todo, aperfeiçoando os processos de forma segura.

Veja qual a importância da integração de dados

Um dos maiores desafios das empresas em expansão é manter todos os setores e colaboradores atuando de forma alinhada e com foco nos mesmos objetivos. Isso se deve, em partes, ao fato de que muitas vezes setores distintos atuam com dados descentralizados, o que não favorece uma visão contextualizada do todo.

Por isso, a integração de dados é importante por viabilizar que todas as informações coletadas e utilizadas nos diversos departamentos da empresa sejam analisadas e compreendidas de forma global, oferecendo inteligência competitiva de negócio aos gestores e evitando retrabalhos por conflitos ou tarefas duplicadas.

Além disso, vale destacar que ter os dados integrados em uma única plataforma potencializa o uso de ferramentas de Business Intelligence. Afinal, passa a ser possível compreender todos os setores da empresa de forma mais fácil, ágil e eficiente.

Vale destacar também que, caso a empresa tenha filiais ou colaboradores atuando fora do escritório físico, integrar os dados garante que o trabalho seja executado de forma mais eficaz e segura. Isso porque mesmo esses profissionais terão acesso às informações de todos os departamentos pelo sistema utilizado.

Entenda quais os principais desafios na integração de dados

Por sua importância e impacto nos processos da empresa, a integração de dados apresenta alguns desafios para que seja executada de forma otimizada e segura. Diversos fatores podem ser complicadores, como diferenças de linguagem entre os sistemas em que os dados estão inseridos; a comunicação entre ferramentas diferentes; o tratamento dos dados e sua estrutura; e até mesmo o volume de dados de cada ferramenta.

Portanto, você confere agora com mais detalhes alguns dos principais desafios para a integração de dados e como lidar com eles. Acompanhe!

Diferença de linguagem entre sistemas

O primeiro ponto a ser considerado do momento de realizar a integração de dados entre sistemas diferentes é a diferença de linguagem de programação em que as ferramentas foram escritas. Isso é fundamental, pois ferramentas diferentes costumam ser desenvolvidas em linguagens de programação distintas. E, para que seja possível uma ferramenta se comunicar com a outra, é necessário dominar e compreender as duas linguagens e também a lógica de seu funcionamento e implementação.

Esse ponto pode ser especialmente desafiador, uma vez que dificilmente um mesmo profissional será especialista em todas as competências necessárias para realizar esse processo. Por isso, é interessante contar com o suporte de uma equipe especializada e experiente na área de integração de dados de origens diferentes.

Comunicação entre sistemas distintos

Outro desafio a ser considerado no momento da integração é como a comunicação entre as ferramentas será realizada. Esse processo também é desafiador, principalmente se as ferramentas apresentarem funcionalidades muito distintas. Nesse caso, será necessário desenvolver equivalências para que um sistema consiga compreender o outro.

A integração de um sistema de e-mail e um sistema de chat online, por exemplo, é mais simples, já que ambas as ferramentas operam de forma semelhante. Já em situações em que são integrados dados de ferramentas muito contrastantes, o desafio é maior — cada ferramenta realiza o tratamento dos dados de forma diferente, sendo necessário compreender as particularidades de cada sistema.

Adaptação das rotinas de trabalho

Um fator operacional importante e que pode ser um grande desafio na integração de dados não é técnico, mas cultural. Ao alterar o fluxo de trabalho nos setores que passarão a contar com os dados integrados, é possível que exista uma resistência dos colaboradores do time.

Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a integração de dados exige que rotinas e processos de trabalho sejam alterados, visando mais eficiência e o funcionamento correto da estratégia de integração. Nesse cenário, o mais prudente é capacitar os colaboradores para essa nova realidade.

Saiba quais as vantagens da integração de dados para a empresa

Agora que você já entendeu melhor a importância de realizar a integração de dados entre os sistemas da empresa e também os desafios que esse processo pode representar para o seu negócio, é interessante também conhecer algumas das vantagens que ela oferece. Confira abaixo!

Rotina de trabalho mais eficiente

O Business Intelligence garante que os dados do sistema ERP estejam sempre atualizados, fazendo com que cada departamento (administrativo, comercial, serviços, suporte) saiba o que está acontecendo nos outros setores em tempo real. Ele também gera aumento da produtividade do trabalho, além de trazer resultados rápidos. E, como tempo é dinheiro, os processos rendem mais.

Assim, cada departamento também consegue definir suas prioridades para o momento. Se antes era necessário visualizar cada documento para saber como agir, a integração entre essas duas ferramentas permite que você visualize em sua tela o que precisa ser solucionado primeiro, exibindo os fatores críticos daquele período.

Veja um exemplo: o ERP mostrou que, no estoque, um item não tem saída há um bom tempo. Graças ao BI, é possível verificar os motivos desse problema, como período de baixa procura — sazonalidade — ou o excesso de volume na hora da compra. Com essa informação em mãos, o reabastecimento do produto será feito corretamente.

Conhecimento aprofundado do cliente

Se você tem uma boa base de dados de clientes, certamente conta com informações estratégicas ao seu dispor. Mas, e se pudesse antecipar comportamentos e identificar padrões com o ERP e o BI?

Vamos imaginar um negócio que oferece serviços de telecomunicações. Para cobrir o custo da empresa e aumentar o rendimento da venda de planos, a clientela não pode solicitar cancelamentos com frequência, correto?

Com uma varredura feita pelo BI, o gestor consegue levantar os motivos que levam ao rompimento de contratos, além de apontar por quanto tempo o público permanece ativo. Dessa forma, a empresa pode desenvolver um programa de fidelização e retenção de clientes com base nesses registros.

Além disso, as interações com os seus consumidores são mapeadas e permitem desenvolver o perfilamento inteligente do público-alvo, auxiliando também nas estratégias de marketing e vendas da empresa.

Relatórios completos e instantâneos

Outro benefício dessa integração pode ser sentido nos relatórios de gestão. Afinal, essa solução oferece um ambiente mais intuitivo para os usuários gerenciarem os dados do negócio, conforme necessário.

Antigamente, a geração de relatórios era uma atividade estática, ou seja, os gestores só podiam obtê-los no final de um dia ou data específica, por exemplo. O BI, por outro lado, apresenta todas as informações registradas de maneira dinâmica para os analistas, de acordo com a prioridade de cada um.

Isso possibilita uma visualização em tempo real dos dados sem que seja necessário acessá-los em um software, adicioná-los em uma planilha, criar um relatório e, por fim, imprimi-los.

Também é garantido que qualquer profissional autorizado tenha rápido acesso ao painel com informações intuitivas, como indicadores de desempenho e relações de custos operacionais. Esse alinhamento ainda traz um alto nível de consistência a esse processo, o que evita erros e desalinhamentos.

Assim, cada pessoa envolvida nesse tipo de análise manuseará o mesmo conjunto de informações e poderá fornecer relatórios detalhados e padronizados em qualquer hora e lugar, graças à mobilidade do sistema. Sem contar a possibilidade de editá-los e completá-los livremente.

Localização e visualização de dados

Provavelmente, você já deve saber que um ERP coleta e gera um grande volume de dados de diferentes áreas da empresa. Porém, nem sempre a visualização e o entendimento desses registros é eficiente. Isso porque não há o cruzamento de informações para classificar o que é mais relevante.

Ao contar com a integração, essa realidade muda totalmente. Afinal, as informações são visualizadas facilmente por meio de gráficos e dashboards dinâmicos, favorecendo a compreensão dos processos — o que permite tomadas de decisões mais acertadas.

Com isso, passa a ser possível realizar análises mais claras e objetivas dos dados integrados, oferecendo inteligência de negócio e facilitando a gestão de um modo geral.

Reduzir custos

Após contemplar todas as vantagens acima, você deve ter percebido que implantar essas tecnologias no seu empreendimento não se trata de um custo, mas de um ótimo investimento e, claro, de lucro.

Por isso, você notará que a união entre ERP e BI vai aumentar a competitividade da sua empresa e reduzir despesas. Além disso, com essa integração, é possível fazer uma análise preditiva a fim de preparar seu negócio para qualquer mudança futura, eliminando erros, desperdícios e imprevistos.

Por fim, mesmo que você deseje fazer um planejamento e uma implementação impecável, é aconselhável incentivar o engajamento dos colaboradores sobre as novas tecnologias e políticas, bem como a performance das ferramentas que farão parte da sua central de informações.

Isso evita que algum dado importante seja excluído, que um relatório apresente erros ou que haja alguma dificuldade operacional que prejudique a adaptação da equipe quanto ao novo modus operandi do negócio.

Ademais, antes de escolher o sistema integrado ideal, pesquise a aceitação da ferramenta por aqueles que já a utilizam. Para isso, procure por feedbacks de empresas usuárias, considerando sua satisfação. Assim, é possível saber quais funcionalidades podem suprir as demandas e necessidades operacionais do seu empreendimento.

ERP e BI

Com a integração de ERP e BI, todo o seu time de profissionais consegue acessar informações estratégicas para tomar decisões com rapidez, independentemente de sua localização.

Se você está à procura de uma solução que promova a economia de recursos — tempo e dinheiro —, a análise de dados e a melhoria de processos, essa é a ferramenta ideal. Com esse programa integrador, sua marca aumentará as chances de sucesso, elevando sua presença e competitividade no mercado.

Com o MyBI, você poderá integrar ERP e BI, de forma a ter uma visualização intuitiva de todos os seus registros, além de poder criar seus próprios dashboards, gráficos e planilhas — podendo compartilhá-los ou acessá-los online. Isso sem contar a possibilidade de realizar consultas, comparações, monitoramentos e análises de tendência.

Passa a ser possível desenvolver análises estratégicas mais sólidas e compreender melhor os desafios e oportunidades que a empresa apresenta. Também é interessante destacar que, ao contar com uma ferramenta desenvolvida especialmente para a integração de dados, o processo é mais fácil, ágil e eficiente, evitando erros e retrabalhos.

O que você achou de conhecer mais a respeito da importância da integração de dados entre os diversos sistemas da empresa, os principais desafios e obstáculos para e as vantagens de integrar os dados dos sistemas que sua empresa utiliza? Se você ficou com alguma dúvida ou deseja contar com o suporte especializado da MyBI para integrar os dados de seu negócio, entre em contato conosco!